Трудові книжки:

Останнім часом дедалі частіше розглядається питання щодо відмови від трудових книжок чи ведення їх в електронному вигляді. Але поки що трудова книжка − основний документ працівника, який засвідчує його трудову діяльність. Що потрібно знати роботодавцям про трудові книжки?

На кого оформлюють трудові книжки

Трудові книжки є основним документом про трудову діяльність людини (ст. 48 Кодексу законів про працю України, далі − КЗпП). Їх оформлюють на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки оформлюють тільки за місцем основної роботи.

Трудові книжки ведуть за правилами, затвердженими Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58 (далі − Інструкція № 58).

Правила для роботодавця

Працедавець має додержуватися основних правил під час роботи з трудовими книжками:

• наказом призначити працівника, відповідального за ведення трудових книжок, книги обліку руху трудових книжок;
• контролювати наявність бланків трудових книжок і вкладишів;
• забезпечити умови зберігання трудових книжок та бланків (вкладишів).

Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку, регулюються постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 (далі − Постанова № 301). Цією постановою також затверджені зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї.

Під час прийняття на роботу працівнику зобов’язані надати трудову книжку, оформлену в установленому порядку, і вкладиш до неї (за наявності). Особа, що відповідає за ведення трудових книжок на підприємстві, повинна перевірити:

• справжність бланка трудової книжки;
• дані на титульному аркуші трудової книжки, які слід звірити з даними в паспорті;
• відповідність записів у трудовій книжці вимогам Інструкції № 58;
• наявність печатки підприємства або кадрової служби та підпису відповідальної особи на титульному аркуші.

Адже без цих реквізитів трудова книжка недійсна.

Якщо працівник працевлаштовується вперше

Без трудової книжки приймають на роботу тільки тих осіб, які працевлаштовуються вперше. Вони повинні пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу, і диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці (звільнені в запас) і військовозобов’язані пред’являють військовий квиток, особи, звільнені з місць відбування покарання, − довідку про звільнення.

Працівникам, які стають до роботи вперше, трудову книжку заповнюють не пізніше тижневого строку з дня прийняття їх на роботу (п. 2.2 Інструкції № 58).

Про збереження трудових книжок

Трудові книжки зберігають на підприємствах, в установах і організаціях, а в разі звільнення видають працівникам під розписку в журналі обліку.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб − суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників (п. 2.21-1 Інструкції № 58).

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.