Як оформляють найманих працівників
3 квітня 2017
Підприємці-єдинники 2-3-ї груп мають право використовувати працю найманих працівників. У ФОП 2-ї групи їх може бути не більше 10 чоловік, а ось на 3-й групі - необмежена кількість.
При прийомі на роботу потрібно виконувати вимоги трудового і податкового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і працівником будуються на основі трудового договору.
Працівник може бути допущений до роботи тільки після (ст. 24 КЗпП):
- укладення трудового договору;
- оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийом на роботу;
- повідомлення фіскальної служби.
Укладення трудового договору
Трудовий договір з фізособою полягає в письмовому вигляді (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Причому використовувати можна встановлену форму, затверджену Наказом Мінсоцполітики № 260, видаливши дані про центр зайнятості. З неї треба прибрати рядки, які раніше заповнював співробітник центру зайнятості. Адже з 2015 року підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори у службі зайнятості. При необхідності можна додати в договір певні пункти, але вони не повинні погіршувати становище працівника (ст. 9 КЗпП).
Для укладення договору працівник повинен надати:
заява про прийом на роботу. У ньому вказується дата прийому, посада або обов'язки, а також вид роботи (основна, тимчасова, за сумісництвом і ін.);
паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
трудову книжку (якщо є).
Якщо для виконання роботи потрібно відповідну освіту або кваліфікацію або підтвердження того, що працівнику за станом здоров'я не протипоказано виконання цього виду робіт, працівник повинен надати (ч. 2 ст. 24 КЗпП):
документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
документи про стан здоров'я;
інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.
Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник, а також видано наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.
Поідомлення ДФС
Наступний крок - повідомити про прийняття працівників ДФС, де ви перебуваєте на обліку. Повідомлення подається до того, як працівник приступив до роботи, за встановленою формою (додаток до Постанови Кабміну № 413) одним із способів:
через електронний зв'язок з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;
в паперовому вигляді разом з копією в електронній формі (на диску або флешці);
тільки в паперовому вигляді, якщо найманих працівників у вас не більше п'яти.
У повідомленні треба вказати:
податковий номер (РНУКПН) (раніше - ІПН) ФОП або серію та номер паспорта, якщо є відмітка про сплату податків за паспортом;
ПІБ підприємця;
тип: «Початкова» або «Скасовуюча». Скасовує повідомлення подається, якщо допустили помилки в початковому або якщо працівник передумав ставати до роботи, а ви вже встигли подати в ГФС повідомлення про його прийомі на роботу;
категорію працівника: «1» - працівник з трудовою книжкою; «2» - без трудової книжки (в разі прийому на роботу за сумісництвом);
податковий номер (РНУКПН) працівника або серія та номер його паспорта, якщо є відмітка про сплату податків за паспортом;
П. І. Б. працівника;
номер і дату наказу чи розпорядження про прийом на роботу;
дату початку роботи.
У підсумковій частині повідомлення проставляєте дату і кількість заповнених рядків на аркуші (відповідає кількості прийнятих працівників) і номер листа (якщо приймаєте багато працівників і їх дані не поміщаються на одному аркуші).
Зверніть увагу, що дата наказу (розпорядження) про прийом на роботу і фактична дата початку роботи відрізняються (лист Мінсоцполітики № 432).
Не треба подавати повідомлення в ГФС, якщо з працівником укладений цивільно-правовий договір (лист Мінсоцполітики № 1038).
Інші органи доводити до відома про прийняття працівників не треба.
Заповнення трудової книжки
Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58).
Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийомі на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірвання.
Заповнювати трудову рекомендовано кульковою або пір'яний ручкою з чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору (п. 2.4 Інструкції № 58).
Порядок заповнення трудової книжки такий:
в графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування ФОП, який приймає співробітника;
в наступному рядку в графі 1 ставиться порядковий номер запису;
в графі 2 вказують дату прийняття на роботу - день, з якого працівник фактично приступить до роботи;
в графу 3 вносять запис «Прийнято на роботу (далі вказується професійна характеристика робіт) за трудовим договором (ставиться дата і номер договору)». Посада працівника вказується відповідно до найменування професій і посад з Класифікатора професій ДК 003: 2010 (затверджений наказом Держспоживстандарту № 327);
в графі 4 вказують номер і дату наказу чи розпорядження про прийом на роботу.
Записи в трудовій підприємець завіряє своїм підписом і печаткою (якщо є).
Трудові книжки працівників, праця яких пов'язана з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо. Д.), Зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.211 Інструкції № 58).
Перше робоче місце працівника
Спірним залишається питання, чи має право підприємець заводити трудову книжку на найманого працівника, який працевлаштувався до ФОП на перше робоче місце. Міністерство соцполітики висловило думку, що підприємці мають право оформляти трудову книжку на працівників, які працевлаштовуються вперше (лист Мінсоцполітики № 492/06 / 186-15).
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки повинно підписувати особа, відповідальна за їх видачу, після ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка (2.12 Інструкції № 58). Виходить, що ФОП не має права завіряти титульний аркуш трудової книжки.
Мінсоцполітики в деяких листах стверджує, що ФОП не має права заводити трудову книжку для працівника, а підтвердженням його стажу буде письмовий трудовий договір із зазначенням періоду роботи (лист Мінсоцполітики № ДЦ-12-1528). У той же час Держкомпідприємництва вважає, що ФОП мають право заводити трудові книжки на найманих працівників, у яких це перше місце роботи, і завіряти записи на титульному аркуші трудової (лист Держкомпідприємництва № 2421).
Мін'юст рекомендував Мінсоцполітики внести зміни до Інструкції № 58 (лист Мін'юсту № 21-5-172). А поки цього не сталося, вважаємо, що не буде порушенням, якщо підприємець заведе на працівника трудову книжку і заповнить її титульний лист, запевнивши своєю печаткою (якщо є). Якщо ж він цього не зробить, то, на думку Мінсоцполітики, адміністративну відповідальність до нього застосувати не можуть, так як це не є порушенням трудового законодавства (лист Мінсоцполітики № ДЦ-12-1528).