Расчеты с подотчетными лицами: разъясняют налоговики

30 листопада 2015

В письме от 18.11.2015 г. №25603 / 10 / 28-10-06-11 налоговики напоминают, что выдача наличных средств под отчет или на командировку разрешается на срок:

• не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет - на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома;
• на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет - на все другие производственные (хозяйственные) нужды.

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, то срок, на который выдана наличность под отчет на эти цели, может быть продлен до окончания срока командировки.

Авансовый отчет подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:

• завершает такую ​​командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдала, до или во время представления указанного отчета.

Если во время служебных командировок командированного лицо - налогоплательщик получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Кроме того, если во время служебных командировок командированное лицо - налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком авансового отчета не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Налоговым агентом при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного срока, является лицо, выдавшее такую ​​сумму, - в сумме, превышающей сумму фактических расходов налогоплательщика на выполнение таких действий. Сумма налога, начисленная на сумму такого превышения, содержится лицом, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

Если налогоплательщик прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода во время проведения окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.